1. Reikwijdte van het beleid
Dit Privacybeleid (“Beleid”) beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt via de bedrijfswebsite en het DisputeTech-platform (samen de “Dienst”), beheerd door DisputeTech (“DisputeTech”, “wij”). Dit Beleid is de enige referentiebron voor zowel de bedrijfswebsite als de DisputeTech-applicatie.
2. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
DisputeTech is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Dienst. Voor vragen en verzoeken over privacy kunt u contact met ons opnemen via info@disputetech.ai.
3. Verzamelde persoonsgegevens
Afhankelijk van uw gebruik van de Dienst kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer, indien verstrekt
- Naam en type van de organisatie
- Tenant- en lidmaatschapsgegevens
- Gegevens over rol, afdeling en functie
- Account- en authenticatiegegevens
- Bestanden en documenten die u in het systeem uploadt
- Persoonsgegevens in deze documenten, zoals partijen, data, bedragen en vergelijkbare gegevens
- Toelichtingen en antwoorden die u in het systeem invoert
- IP-adres, apparaat-, browser-, sessie- en beveiligingslogs
- Informatie die u deelt via het aanvraagformulier voor het pilotproject
- Verzend- en afleverregistraties van e-mails
4. Hoe gegevens worden verzameld
Persoonsgegevens worden verzameld: rechtstreeks bij u wanneer u een account en een werkomgeving voor uw organisatie aanmaakt, automatisch door het systeem wanneer u de Dienst gebruikt (bijvoorbeeld beveiligingslogs) en uit de informatie die u verstrekt wanneer u het aanvraagformulier voor het pilotproject of een contactformulier invult.
5. Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verwerkt: het aanmaken van accounts en tenants; authenticatie en toegangsbeveiliging; het voorbereiden van geschildossiers; het classificeren en analyseren van documenten; het genereren van output over risico's en ontbrekende informatie; gebruikersondersteuning; het beoordelen van aanvragen voor het pilotproject; beveiliging en het voorkomen van misbruik; het nakomen van wettelijke verplichtingen; het verbeteren van de Dienst en het meten van de prestaties ervan.
6. Rechtsgronden voor de verwerking
Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst tussen ons, het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld beveiliging en verbetering van de dienst), het nakomen van onze wettelijke verplichtingen en, waar nodig, uw uitdrukkelijke toestemming.
7. Gegevens over organisatie, lidmaatschap en autorisatie
Wanneer u lid wordt van een werkomgeving van een organisatie (tenant), worden gegevens zoals de naam van de organisatie, uw lidmaatschapsstatus, uw rol en uw autorisatieniveau verwerkt om de toegangs- en autorisatiebeslissingen van de beheerder van uw organisatie uit te voeren.
8. Geüploade documenten en geschildossiers
De documenten die u in de Dienst uploadt en de informatie daarin worden uitsluitend verwerkt om de Dienst te leveren. Door een document te uploaden, verklaart u dat u bevoegd bent dat document te uploaden en in het kader van de Dienst te laten verwerken. Uw documenten worden niet gebruikt voor op zichzelf staande reclame- of verkoopdoeleinden. De inhoud van documenten kan uitsluitend voor het leveren van de Dienst worden verwerkt door externe aanbieders van AI- en infrastructuurdiensten. Uw documenten en de daaruit gegenereerde output worden niet openbaar gemaakt.
9. AI-ondersteunde verwerking
De documenten die u uploadt, doorlopen AI-ondersteunde analyseprocessen om output te genereren zoals risicosignalen, vaststellingen van ontbrekende documenten en voorstellen voor eerste acties. Deze verwerking is beperkt tot het leveren van de Dienst. De gebruikte AI-aanbieder wordt als categorie beschreven in het onderdeel “Dienstverleners en verwerkers” hieronder.
10. Aanvraag- en contactformulier voor het pilotproject
Wanneer u het aanvraagformulier voor het pilotproject invult, worden uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (indien gedeeld), het gekozen toepassingsgebied en de gekozen interfacetaal per e-mail doorgestuurd naar ons betreffende team om uw aanvraag te beoordelen en contact met u op te nemen, en gedurende een redelijke opvolgingsperiode bewaard.
11. Technische registraties en beveiligingslogs
Om de beveiliging van de Dienst te waarborgen en misbruik te voorkomen, worden het IP-adres, apparaat- en browsergegevens, sessieregistraties en vergelijkbare technische beveiligingslogs verwerkt.
12. Dienstverleners en verwerkers
Voor het leveren van de Dienst maken wij gebruik van infrastructuur- en dienstverleners in de volgende categorieën: aanbieders van cloudhosting en data-infrastructuur (bijvoorbeeld Railway), aanbieders van e-mailverzending (bijvoorbeeld Zoho / ZeptoMail), aanbieders van AI en documentverwerking, en diensten voor beveiliging, logging en prestaties. Deze aanbieders hebben uitsluitend toegang tot gegevens voor het leveren van de Dienst en voor zover nodig.
13. Internationale doorgifte van gegevens
Sommige dienstverleners die wij gebruiken, kunnen in andere landen actief zijn; daardoor kunnen uw persoonsgegevens voor het leveren van de Dienst grensoverschrijdend worden verwerkt. De contractuele en technische waarborgen voor deze doorgiften worden in het kader van een juridische toetsing nader uitgewerkt.
14. Bewaren en verwijderen van gegevens
Uw persoonsgegevens worden volgens de volgende criteria bewaard: accountgegevens zolang uw account actief is; tenant- en lidmaatschapsregistraties zolang dat nodig is voor het leveren van de Dienst en voor beveiliging; geschildossiers totdat u ze verwijdert, uw account wordt gesloten of ze niet langer nodig zijn voor het leveren van de Dienst; beveiligings- en transactielogs gedurende een redelijke termijn voor beveiliging, geschilbeslechting en wettelijke verplichtingen; en aanvragen voor het pilotproject en contactverzoeken tot de afhandeling van het verzoek en gedurende een redelijke opvolgingsperiode. Na afloop van deze termijnen kunnen uw gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.
15. Gegevensbeveiliging
DisputeTech neemt redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Geen enkele methode van overdracht of opslag kan echter absolute veiligheid garanderen.
16. Rechten van betrokkenen
Met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt u het recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid en het intrekken van uw toestemming. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@disputetech.ai. Daarnaast hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de bevoegde Nederlandse toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.
17. Cookies en vergelijkbare technologieën
In deze versie van de bedrijfswebsite worden geen advertentiecookies of analyse-/trackingtools van derden gebruikt. Als dit in de toekomst verandert, wordt dit Beleid bijgewerkt en wordt het vereiste informatie-/toestemmingsmechanisme toegevoegd.
18. Gegevens van kinderen
De Dienst is niet gericht op kinderen en er worden niet bewust persoonsgegevens van kinderen verzameld. Als wij merken dat dergelijke gegevens zijn verzameld, verwijderen wij die binnen een redelijke termijn.
19. Wijzigingen in het beleid
Dit Beleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. De actuele tekst wordt altijd op deze pagina gepubliceerd en belangrijke wijzigingen worden op een redelijke manier bekendgemaakt.
20. Contact en klachtrecht
Voor vragen over dit Beleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@disputetech.ai; daarnaast kunt u zich wenden tot de bevoegde toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.