1. Champ d’application de la politique
La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques relatives aux données personnelles traitées via le site institutionnel et la plateforme DisputeTech (ensemble, le « Service »), exploités par DisputeTech (« DisputeTech », « nous »). La présente Politique constitue la référence unique tant pour le site institutionnel que pour l’application DisputeTech.
2. Responsable du traitement et contact
DisputeTech est le responsable du traitement des données personnelles dans le cadre du Service. Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, vous pouvez nous écrire à l’adresse info@disputetech.ai.
3. Données personnelles collectées
Selon votre utilisation du Service, les catégories de données personnelles suivantes peuvent être traitées :
- Prénom et nom
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone, s’il est fourni
- Nom et type de l’organisation
- Informations relatives au tenant et à l’adhésion
- Rôle, service et fonction professionnelle
- Informations de compte et d’authentification
- Fichiers et documents que vous chargez dans le système
- Données personnelles figurant dans ces documents, telles que parties, dates, montants et données similaires
- Descriptions et réponses que vous saisissez dans le système
- Adresse IP, appareil, navigateur, session et journaux de sécurité
- Informations communiquées dans le formulaire de demande de projet pilote
- Journaux d’envoi et de remise des e-mails
4. Modes de collecte des données
Les données personnelles sont collectées directement auprès de vous lors de la création d’un compte et d’un espace de travail d’organisation, automatiquement par le système lors de l’utilisation du Service (par exemple les journaux de sécurité), et à partir des informations que vous fournissez lorsque vous remplissez les formulaires de demande de projet pilote ou de contact.
5. Finalités du traitement
Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes : création du compte et du tenant ; authentification et sécurité des accès ; préparation des dossiers de litige ; classement et analyse des documents ; production des résultats relatifs aux risques et aux informations manquantes ; assistance aux utilisateurs ; examen des demandes de projet pilote ; sécurité et prévention des abus ; respect des obligations légales ; amélioration du Service et mesure de ses performances.
6. Bases juridiques du traitement
Vos données personnelles sont traitées sur la base de la conclusion et de l’exécution du contrat qui nous lie, de la poursuite de nos intérêts légitimes (par exemple la sécurité et l’amélioration du service), du respect de nos obligations légales et, lorsque cela est nécessaire, de votre consentement explicite.
7. Données d’organisation, d’adhésion et d’autorisation
Lorsque vous devenez membre d’un espace de travail d’organisation (tenant), des informations telles que le nom de l’organisation, le statut d’adhésion, votre rôle et votre niveau d’autorisation sont traitées afin d’appliquer les décisions d’accès et d’autorisation de l’administrateur de votre organisation.
8. Documents chargés et dossiers de litige
Les documents que vous chargez dans le Service et les informations qu’ils contiennent sont traités uniquement aux fins de la fourniture du Service. En chargeant un document, vous déclarez disposer du droit de le charger et de le faire traiter dans le cadre du Service. Vos documents ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou commerciales autonomes. Le contenu des documents peut être traité par des prestataires tiers d’intelligence artificielle et d’infrastructure, uniquement aux fins de la fourniture du Service. Vos documents et les résultats qui en sont tirés ne sont pas rendus publics.
9. Traitement assisté par l’IA
Les documents que vous chargez sont soumis à des processus d’analyse assistés par l’intelligence artificielle afin de produire des résultats tels que des signaux de risque, l’identification de pièces manquantes et des suggestions de premières mesures. Ce traitement est limité à la fourniture du Service. Le prestataire d’intelligence artificielle utilisé est décrit, par catégorie, dans la section « Prestataires de services et sous-traitants » ci-dessous.
10. Formulaire de demande de projet pilote et de contact
Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de projet pilote, vos prénom et nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone s’il est communiqué, le cas d’usage choisi et la langue d’interface sélectionnée sont transmis par e-mail à l’équipe concernée afin d’examiner votre demande et de vous contacter, et sont conservés pendant une durée de suivi raisonnable.
11. Journaux techniques et de sécurité
Afin d’assurer la sécurité du Service et de prévenir les abus, l’adresse IP, les informations sur l’appareil et le navigateur, les journaux de session et d’autres journaux techniques de sécurité similaires sont traités.
12. Prestataires de services et sous-traitants
Pour fournir le Service, nous faisons appel à des prestataires d’infrastructure et de services dans les catégories suivantes : prestataires d’hébergement cloud et d’infrastructure de données (par exemple Railway), prestataires d’envoi d’e-mails (par exemple Zoho / ZeptoMail), prestataires d’intelligence artificielle et de traitement documentaire, services de sécurité, de journalisation et de performance. Ces prestataires ne peuvent accéder aux données qu’aux fins de la fourniture du Service et dans la mesure nécessaire.
13. Transferts internationaux de données
Certains de nos prestataires peuvent exercer leur activité dans d’autres pays ; vos données personnelles peuvent donc faire l’objet d’un traitement transfrontalier aux fins de la fourniture du Service. Les garanties contractuelles et techniques applicables à ces transferts sont en cours de précision dans le cadre d’un examen juridique.
14. Conservation et suppression des données
Vos données personnelles sont conservées selon les critères suivants : les données de compte, tant que votre compte est actif ; les enregistrements relatifs au tenant et à l’adhésion, tant que les besoins liés à la fourniture du Service et à la sécurité subsistent ; les dossiers de litige, jusqu’à ce que vous les supprimiez, que votre compte soit fermé ou qu’ils ne soient plus nécessaires à la fourniture du Service ; les journaux de sécurité et d’opérations, pendant une durée raisonnable à des fins de sécurité, de règlement des litiges et de respect des obligations légales ; les demandes de projet pilote et de contact, jusqu’à la clôture de la demande et pendant une durée de suivi raisonnable. À l’expiration de ces durées, vos données peuvent être supprimées ou anonymisées.
15. Sécurité des données
DisputeTech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles. Toutefois, aucune méthode de transmission ou de stockage ne peut garantir une sécurité absolue.
16. Droits des personnes concernées
S’agissant de vos données personnelles, vous disposez des droits d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité des données et de retrait de votre consentement. Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@disputetech.ai. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens, l’autorité néerlandaise compétente en matière de protection des données.
17. Cookies et technologies similaires
La présente version du site institutionnel n’utilise ni cookies publicitaires ni outils tiers d’analyse ou de suivi. Si cela devait changer à l’avenir, la présente Politique sera mise à jour et le mécanisme d’information ou de consentement nécessaire sera ajouté.
18. Données des enfants
Le Service ne s’adresse pas aux enfants et aucune donnée personnelle concernant des enfants n’est sciemment collectée. Si nous constatons qu’une telle donnée a été collectée, nous la supprimons dans un délai raisonnable.
19. Modifications de la politique
La présente Politique peut être mise à jour de temps à autre. Le texte en vigueur est toujours publié sur cette page et les modifications importantes sont annoncées par un moyen raisonnable.
20. Contact et droit de réclamation
Pour toute question concernant la présente Politique ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à l’adresse info@disputetech.ai ; vous pouvez également saisir l’autorité de protection des données compétente.