1. Geltungsbereich der Erklärung
Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) beschreibt den Umgang mit personenbezogenen Daten, die über die von DisputeTech („DisputeTech“, „wir“) betriebene Unternehmenswebsite und die DisputeTech-Plattform (zusammen der „Dienst“) verarbeitet werden. Diese Erklärung ist die einzige Referenz sowohl für die Unternehmenswebsite als auch für die DisputeTech-Anwendung.
2. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Dienstes ist DisputeTech. Bei Fragen und Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@disputetech.ai.
3. Erhobene personenbezogene Daten
Je nach Ihrer Nutzung des Dienstes können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer, sofern angegeben
- Name und Art der Organisation
- Tenant- und Mitgliedschaftsdaten
- Angaben zu Rolle, Abteilung und beruflicher Funktion
- Konto- und Authentifizierungsdaten
- Von Ihnen hochgeladene Dateien und Dokumente
- In diesen Dokumenten enthaltene personenbezogene Daten wie Parteien, Daten, Beträge und Ähnliches
- Von Ihnen eingegebene Beschreibungen und Antworten
- IP-Adresse, Geräte-, Browser-, Sitzungs- und Sicherheitsprotokolle
- Angaben, die Sie im Pilot-Anfrageformular machen
- Protokolle zu E-Mail-Versand und -Zustellung
4. Art der Datenerhebung
Personenbezogene Daten werden direkt bei Ihnen erhoben, wenn Sie ein Konto und einen Organisations-Arbeitsbereich anlegen, automatisch durch das System bei der Nutzung des Dienstes (z. B. Sicherheitsprotokolle) sowie aus den Angaben, die Sie beim Ausfüllen von Pilot-Anfrage- oder Kontaktformularen machen.
5. Zwecke der Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: Einrichtung von Konto und Tenant; Authentifizierung und Zugriffssicherheit; Vorbereitung von Streitakten; Klassifizierung und Analyse von Dokumenten; Erstellung von Ergebnissen zu Risiken und fehlenden Informationen; Nutzersupport; Prüfung von Pilotanfragen; Sicherheit und Missbrauchsverhinderung; Erfüllung gesetzlicher Pflichten; Weiterentwicklung des Dienstes und Messung seiner Leistung.
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grundlage der Begründung und Erfüllung des Vertrags zwischen uns, der Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (z. B. Sicherheit und Weiterentwicklung des Dienstes), der Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten und, soweit erforderlich, Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet.
7. Daten zu Organisation, Mitgliedschaft und Berechtigungen
Wenn Sie Mitglied eines Organisations-Arbeitsbereichs (Tenant) werden, werden Angaben wie Name der Organisation, Mitgliedschaftsstatus, Ihre Rolle und Ihre Berechtigungsstufe verarbeitet, um die Zugriffs- und Berechtigungsentscheidungen Ihres Organisationsadministrators umzusetzen.
8. Hochgeladene Dokumente und Streitakten
Die von Ihnen in den Dienst hochgeladenen Dokumente und die darin enthaltenen Informationen werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes verarbeitet. Mit dem Hochladen eines Dokuments erklären Sie, dass Sie berechtigt sind, dieses Dokument hochzuladen und im Rahmen des Dienstes verarbeiten zu lassen. Ihre Dokumente werden nicht für eigenständige Werbe- oder Vertriebszwecke genutzt. Dokumentinhalte können ausschließlich zur Erbringung des Dienstes von externen Anbietern für KI- und Infrastrukturdienste verarbeitet werden. Ihre Dokumente und die daraus erzeugten Ergebnisse werden nicht öffentlich zugänglich gemacht.
9. KI-gestützte Verarbeitung
Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente durchlaufen KI-gestützte Analyseprozesse, um Ergebnisse wie Risikosignale, Hinweise auf fehlende Dokumente und Vorschläge für erste Maßnahmen zu erzeugen. Diese Verarbeitung ist auf die Erbringung des Dienstes beschränkt. Der eingesetzte KI-Anbieter ist im nachstehenden Abschnitt „Dienstleister und Auftragsverarbeiter“ als Kategorie beschrieben.
10. Pilot-Anfrage- und Kontaktformular
Wenn Sie das Pilot-Anfrageformular ausfüllen, werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (sofern angegeben), der gewählte Einsatzbereich und die gewählte Sprache der Benutzeroberfläche per E-Mail an das zuständige Team weitergeleitet, um Ihre Anfrage zu prüfen und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, und für eine angemessene Nachverfolgungsdauer gespeichert.
11. Technische Aufzeichnungen und Sicherheitsprotokolle
Um die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern, werden IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Sitzungsaufzeichnungen und ähnliche technische Sicherheitsprotokolle verarbeitet.
12. Dienstleister und Auftragsverarbeiter
Zur Erbringung des Dienstes nutzen wir Infrastruktur- und Dienstleister folgender Kategorien: Anbieter von Cloud-Hosting und Dateninfrastruktur (z. B. Railway), Anbieter für E-Mail-Versand (z. B. Zoho / ZeptoMail), Anbieter für KI und Dokumentenverarbeitung sowie Dienste für Sicherheit, Protokollierung und Leistungsmessung. Diese Anbieter können nur zur Erbringung des Dienstes und im erforderlichen Umfang auf Daten zugreifen.
13. Internationale Datenübermittlung
Einige unserer Dienstleister können in anderen Ländern tätig sein; daher können Ihre personenbezogenen Daten zur Erbringung des Dienstes grenzüberschreitend verarbeitet werden. Die vertraglichen und technischen Garantien für diese Übermittlungen werden im Rahmen einer rechtlichen Prüfung präzisiert.
14. Speicherung und Löschung
Ihre personenbezogenen Daten werden nach folgenden Kriterien gespeichert: Kontodaten, solange Ihr Konto aktiv ist; Tenant- und Mitgliedschaftsdaten, solange dies für die Erbringung des Dienstes und aus Sicherheitsgründen erforderlich ist; Streitakten, bis Sie sie löschen, Ihr Konto geschlossen wird oder sie für die Erbringung des Dienstes nicht mehr erforderlich sind; Sicherheits- und Vorgangsprotokolle für einen angemessenen Zeitraum für Sicherheit, Streitbeilegung und gesetzliche Pflichten; Pilot- und Kontaktanfragen bis zum Abschluss der Anfrage und für eine angemessene Nachverfolgungsdauer. Nach Ablauf dieser Fristen können Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
15. Datensicherheit
DisputeTech trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Absolute Sicherheit kann jedoch für keine Übertragungs- oder Speichermethode garantiert werden.
16. Rechte der betroffenen Person
In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit und Widerruf Ihrer Einwilligung. Um diese Rechte auszuüben, können Sie uns unter info@disputetech.ai kontaktieren. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen niederländischen Datenschutzbehörde, der Autoriteit Persoonsgegevens, zu beschweren.
17. Cookies und ähnliche Technologien
In dieser Version der Unternehmenswebsite werden keine Werbe-Cookies und keine Analyse-/Tracking-Tools von Drittanbietern eingesetzt. Sollte sich dies künftig ändern, wird diese Erklärung aktualisiert und ein entsprechender Informations-/Einwilligungsmechanismus ergänzt.
18. Daten von Kindern
Der Dienst richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Stellen wir fest, dass solche Daten erhoben wurden, löschen wir sie innerhalb einer angemessenen Frist.
19. Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuelle Fassung wird stets auf dieser Seite veröffentlicht, und wesentliche Änderungen werden auf angemessene Weise bekannt gegeben.
20. Kontakt und Beschwerderecht
Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie uns unter info@disputetech.ai; außerdem können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.